Kary za brak wpisów w Cyfrowej Książce Obiektu Budowlanego (cKOB) – co grozi zarządcom?

Brak wymaganego wpisu w Cyfrowej Książce Obiektu Budowlanego może skutkować odpowiedzialnością za wykroczenie i karą grzywny. Nie sprowadzamy jednak tego problemu do prostego hasła „500 zł za brak cKOB”. Najpierw trzeba ustalić, czy dla danego obiektu istnieje obowiązek prowadzenia KOB, kto miał dokonać konkretnego wpisu i czy rzeczywiście przekroczono ustawowy termin.

To rozróżnienie ma znaczenie szczególnie dla zarządców nieruchomości. Prawo budowlane rozdziela obowiązki pomiędzy właściciela lub zarządcę, osobę wskazaną do prowadzenia książki oraz osobę przeprowadzającą kontrolę okresową. Nie za każdy brak odpowiada więc ta sama osoba.

Nie każdy obiekt budowlany musi mieć książkę obiektu budowlanego, dlatego od tego zaczynamy ocenę sytuacji. Obowiązek prowadzenia KOB dotyczy co do zasady budynków oraz określonych obiektów budowlanych niebędących budynkami, ale Prawo budowlane przewiduje konkretne wyłączenia.

Książki nie prowadzi się m.in. dla budynków mieszkalnych jednorodzinnych, budynków garażowych i gospodarczych w zabudowie jednorodzinnej, obiektów budownictwa zagrodowego i letniskowego oraz części obiektów wymienionych w art. 29 Prawa budowlanego. Odrębnie traktowane są także drogi i obiekty mostowe, dla których prowadzi się dokumentację na podstawie przepisów o drogach publicznych.

Jeżeli jednak dany obiekt podlega obowiązkowi prowadzenia KOB, art. 93 Prawa budowlanego przewiduje sankcje nie tylko za całkowity brak książki obiektu budowlanego. Naruszeniem może być również niewyznaczenie osoby do jej prowadzenia, nieprowadzenie książki, niedokonanie wpisu w terminie, nieprzekazanie jej nowemu właścicielowi lub zarządcy czy niezapewnienie osobie przeprowadzającej kontrolę dostępu potrzebnego do wykonania wpisu.

Odpowiedzialność za cKOB nie spoczywa automatycznie na jednej osobie. Przy każdym braku ustalamy najpierw, do kogo należał konkretny obowiązek.

To szczególnie istotne przy obowiązkowych przeglądach technicznych. Zarządca nie powinien wykonywać w imieniu inspektora wpisu dotyczącego przeprowadzonej przez niego kontroli. Jego zadaniem jest natomiast takie zorganizowanie dostępu do cKOB, aby osoba przeprowadzająca kontrolę mogła zrealizować swój ustawowy obowiązek.

Wykonanie kontroli, sporządzenie protokołu i dokonanie wpisu do KOB to powiązane, ale odrębne elementy dokumentowania stanu technicznego obiektu. Sam fakt posiadania protokołu z kontroli nie zastępuje wymaganego wpisu.

Osoba wykonująca kontrolę okresową sporządza protokół, natomiast dla obiektu objętego obowiązkiem prowadzenia KOB ma również obowiązek dokonać wpisu o kontroli w terminie 7 dni od jej zakończenia. Protokoły z kontroli są jednocześnie dokumentami dołączanymi do książki obiektu budowlanego.

Możliwa jest więc sytuacja, w której przegląd techniczny rzeczywiście został wykonany i istnieje protokół, ale obowiązek dotyczący wpisu nie został dochowany. Nie oznacza to automatycznie, że sama kontrola przestaje istnieć lub staje się nieważna. Problem dotyczy wówczas prawidłowości jej udokumentowania w KOB.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy wpisu nie ma dlatego, że obowiązkowej kontroli w ogóle nie przeprowadzono. Wtedy nieprawidłowość dotyczy już nie tylko dokumentacji, ale również samego obowiązku wykonania kontroli okresowej.

Przy realizowanych przez nas okresowych przeglądach budowlanych istotne jest więc zachowanie ciągłości pomiędzy kontrolą, protokołem i wymaganym wpisem. Przed kontrolą warto również upewnić się, że osoba ją przeprowadzająca ma dostęp do cKOB pozwalający wykonać należące do niej czynności.

Jeżeli stwierdzamy brak wpisu, nie warto czekać z jego uzupełnieniem do kontroli nadzoru budowlanego. Zaległy wpis powinien zostać wykonany przez osobę, która jest do tego uprawniona, jednak późniejsze uzupełnienie książki nie zmienia faktu, że ustawowy termin mógł już upłynąć.

Inaczej postępujemy z wpisem, który został wykonany w terminie, ale zawiera błąd. System c-KOB zachowuje rozliczalność danych – wprowadzone informacje nie są po prostu usuwane bez śladu. Aktualizacji lub korekty dokonuje osoba uprawniona wyłącznie w zakresie własnych wpisów.

GUNB przewiduje w systemie możliwość korekty własnego wpisu przez 30 dni od jego dokonania. Korekta błędnego wpisu nie jest jednak tym samym co uzupełnienie wpisu, którego wcześniej w ogóle nie wykonano.

Gdy porządkujemy dokumentację, zestawiamy więc cKOB z dokumentami źródłowymi: protokołami z kontroli, ekspertyzami i opiniami technicznymi, dokumentacją robót oraz decyzjami dotyczącymi obiektu. Pozwala to ustalić nie tylko czego brakuje, ale przede wszystkim kto powinien dokonać danego wpisu.

Tak. Sam brak cyfrowej książki w 2026 roku nie oznacza jeszcze naruszenia przepisów. KOB założona w postaci papierowej na podstawie wcześniejszych przepisów może być nadal prowadzona w okresie przejściowym.

Termin obowiązkowego przejścia takich książek do systemu c-KOB został wydłużony do 31 grudnia 2031 roku. Właściciel lub zarządca prowadzący dotychczasową książkę papierową powinien do tego dnia założyć dla obiektu książkę w systemie c-KOB, a papierową KOB zamknąć wpisem i dalej ją przechowywać.

Dla obiektów, dla których obowiązek założenia nowej książki powstał od 1 stycznia 2024 roku, zasadą jest już forma elektroniczna w systemie c-KOB. Wyjątek dotyczy obiektów budowlanych usytuowanych w całości lub części na terenach zamkniętych, dla których Prawo budowlane przewiduje prowadzenie książki w postaci papierowej.

Dlatego przy ocenie „braku cKOB” zawsze rozróżniamy brak wymaganej książki od legalnego dalszego prowadzenia wcześniejszej KOB w wersji papierowej. To dwie zupełnie różne sytuacje.

W Prospection wspieramy właścicieli i zarządców w zakładaniu, uzupełnianiu i bieżącym prowadzeniu cKOB oraz weryfikacji dotychczasowych wpisów, z uwzględnieniem zakresu czynności przypisanego poszczególnym użytkownikom książki.

Czy mandat za brak wpisu w cKOB zawsze dostaje zarządca?

Nie. Odpowiedzialność zależy od tego, kto miał wykonać konkretny obowiązek. Za prowadzenie książki odpowiada wskazana do tego osoba fizyczna, natomiast wpis z kontroli okresowej wykonuje osoba przeprowadzająca tę kontrolę. Właściciel lub zarządca odpowiada natomiast za własne obowiązki, m.in. za założenie książki, wyznaczenie osoby do jej prowadzenia czy zapewnienie kontrolującemu dostępu do cKOB.

Czy protokół z przeglądu wystarczy, jeśli nie wykonano wpisu w cKOB?

Nie. Protokół z kontroli i wpis o przeprowadzonej kontroli pełnią odrębne funkcje. Istnienie prawidłowo sporządzonego protokołu nie zastępuje obowiązku dokonania wpisu w KOB w wymaganym terminie.

Czy wpis można dodać po upływie 7 dni?

Zaległy wpis należy uzupełnić, ale jego późniejsze wykonanie nie powoduje, że pierwotny termin został zachowany. Wyjątkiem jest awaria lub przerwa w działaniu systemu c-KOB uniemożliwiająca dokonanie wpisu – wtedy wykonujemy go niezwłocznie po usunięciu przeszkody.

Czy wszystkie papierowe KOB trzeba przenieść do cKOB już w 2026 roku?

Nie. Książki papierowe założone na podstawie wcześniejszych przepisów mogą być prowadzone do 31 grudnia 2031 roku. Do tego dnia należy dla objętego obowiązkiem obiektu założyć cKOB i zamknąć dotychczasową książkę papierową.