Checklista dla zarządców nieruchomości – przeglądy techniczne, dokumentacja,  pozostałe obowiązki

Pełnienie roli zarządcy nieruchomości to ogromna odpowiedzialność. Obejmuje codzienną troskę o bezpieczeństwo użytkowników, zgodność z prawem i zachowanie budynku w należytym stanie. Każdy właściciel lub zarządca budynku musi spełniać szereg wymogów, które nakłada na niego prawo budowlane. W praktyce oznacza to konieczność regularnych przeglądów technicznych, prowadzenia pełnej dokumentacji i realizacji wielu procedur.

Podstawą prawną dla poniższych obowiązków jest przede wszystkim art. 62 Ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane.

Przeglądy nieruchomości półroczne (do 31 maja i do 30 listopada)

Kogo dotyczy?

Właścicieli i zarządców budynków o powierzchni zabudowy przekraczającej 2000 m² oraz innych obiektów budowlanych o powierzchni dachu przekraczającej 1000 m².

Zakres kontroli:

• Elementy budynku, budowli i instalacji narażone na szkodliwe wpływy atmosferyczne i niszczące działania czynników występujących podczas użytkowania obiektu.
• Instalacje i urządzenia służące ochronie środowiska.
• Instalacje gazowe oraz przewody kominowe (dymowe, spalinowe i wentylacyjne).

Przeglądy techniczne obiektów roczne (minimum 1 raz w roku)

Kogo dotyczy?

Wszystkie obiekty budowlane, z wyłączeniem domów jednorodzinnych, rekreacyjnych i zagrodowych.

1. Zakres kontroli:

• Elementy budynku narażone na warunki atmosferyczne:
•  Stan zewnętrznych warstw ścian (elewacja, tynki).
•  Stan balustrad, attyk, rynien i rur spustowych.
•  Stan pokrycia dachowego.

2. Instalacje służące ochronie środowiska:

•  Urządzenia sanitarne (np. separatory tłuszczu, osadniki).
•  Urządzenia filtrujące, jeśli występują.

3.  Instalacje gazowe:

• Sprawdzenie szczelności instalacji.
• Sprawdzenie stanu technicznego przyłączy, zaworów, gazomierzy.

4. Przewody kominowe:

• Sprawdzenie drożności i szczelności przewodów dymowych.
• Sprawdzenie drożności i szczelności przewodów spalinowych.
• Sprawdzenie drożności i szczelności przewodów wentylacyjnych.

Przeglądy pięcioletnie (minimum 1 raz na 5 lat)

Kogo dotyczy?

Wszystkie obiekty budowlane (z wyłączeniami jak wyżej).

Zakres kontroli:

1. Stan techniczny i przydatność do użytkowania całego obiektu.
2. Estetyka obiektu i jego otoczenia.
3. Instalacja elektryczna i piorunochronna:

• Stan sprawności połączeń, osprzętu, zabezpieczeń i środków ochrony od porażeń.
• Rezystancja izolacji przewodów.
• Uziemienia instalacji i aparatów.
• Sprawność urządzeń odgromowych.

 Kontrole doraźne (w razie potrzeby)

Kiedy?

Zawsze w przypadku wystąpienia czynników zewnętrznych oddziałujących na obiekt, takich jak:

• Wyładowania atmosferyczne, silne wiatry, intensywne opady.
• Wstrząsy sejsmiczne, osuwiska ziemi.
• Pożary, powodzie.

Cel: Potwierdzenie stanu technicznego obiektu i jego bezpieczeństwa po zdarzeniu.

Planowanie i przygotowanie do przeglądu obiektu budowlanego

1. Analiza Książki Obiektu Budowlanego (KOB) – Sprawdzenie terminów ostatnich przeglądów.
2. Budżetowanie – Uwzględnienie kosztów przeglądów w rocznym planie gospodarczym.
3. Wybór wykonawcy:

•  Weryfikacja uprawnień budowlanych osoby kontrolującej (muszą być odpowiednie do specjalności).
•  Sprawdzenie ubezpieczenia OC wykonawcy.
•  Zebranie co najmniej 2-3 ofert.

4. Powiadomienie mieszkańców/użytkowników:

•  Wywieszenie informacji na tablicy ogłoszeń lub wysłanie e-maili z odpowiednim wyprzedzeniem.
•  Wskazanie terminów i zakresu kontroli (szczególnie ważne przy kontroli instalacji w lokalach).

Przeprowadzenie kontroli przez wykonawcę:

• Udostępnienie obiektu. Zapewnienie dostępu do wszystkich niezbędnych pomieszczeń (piwnice, strychy, dach, szachty instalacyjne).
• Asysta przy kontroli. Obecność zarządcy lub pracownika technicznego może usprawnić proces.
• Zapewnienie dostępu do lokali. Koordynacja z mieszkańcami w celu umożliwienia kontroli instalacji gazowej, wentylacji czy elektrycznej.

Dokumentacja pokontrolna

1. Odbiór protokołu:

• Upewnienie się, że protokół zawiera: datę kontroli, dane obiektu, zakres, imię i nazwisko osoby kontrolującej, numer jej uprawnień oraz jej podpis.
• Protokół musi jasno opisywać stan techniczny, wskazywać ewentualne usterki i zawierać zalecenia pokontrolne.

2. Książka Obiektu Budowlanego (KOB):

• Niezwłoczne dołączenie kopii protokołu do KOB.
• Dokonanie wpisu o odbytej kontroli.

3.  Archiwizacja.

Przechowywanie protokołów i KOB przez cały okres istnienia obiektu. Zaleca się prowadzenie również archiwum cyfrowego (skany).

1. Analiza zaleceń pokontrolnych:

• Kategoryzacja usterek: pilne (stwarzające zagrożenie), ważne (wpływające na komfort lub przyspieszające degradację) i zalecane.

2. Planowanie i realizacja napraw:

• W przypadku usterek pilnych – podjęcie działań natychmiastowych.
• Przygotowanie planu remontów i kosztorysu dla pozostałych zaleceń.
• Przedstawienie planu i kosztów właścicielowi/wspólnocie mieszkaniowej w celu uzyskania akceptacji.

3.  Powiadomienie nadzoru budowlanego – Wysłanie kopii protokołu z kontroli przewodów kominowych i instalacji gazowych do właściwego urzędu (obowiązek ustawowy w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości).

4. Dokumentowanie wykonanych napraw – Wpisanie informacji o wykonanych remontach i usunięciu usterek do Książki Obiektu Budowlanego.

Konsekwencje braku przeglądów:

• Grzywna. Mandat od Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego (PINB).
• Nakaz kontroli. PINB może nakazać wykonanie zaległych przeglądów.
• Odpowiedzialność karna. W przypadku katastrofy budowlanej, zarządcy grozi odpowiedzialność karna za zaniedbania.
• Problemy z ubezpieczeniem. Ubezpieczyciel może odmówić wypłaty odszkodowania, jeśli szkoda wynikła z zaniedbania obowiązkowych kontroli.

Narzędzia cyfrowe – Korzystaj z oprogramowania do zarządzania nieruchomościami lub prostego kalendarza z przypomnieniami, aby nigdy nie przegapić terminu.

Komunikacja to podstawa. Jasne i regularne informowanie mieszkańców o planowanych pracach i wynikach kontroli buduje zaufanie i ułatwia współpracę.

Jeden wykonawca do kilku przeglądów. Jeśli to możliwe, zleć kilka przeglądów (np. kominiarski i gazowy) jednej firmie, co może obniżyć koszty i uprościć logistykę.

Oświadczenie: Niniejsza lista ma charakter informacyjny i pomocniczy. Nie stanowi porady prawnej. Wszelkie działania powinny być oparte na obowiązujących przepisach prawa oraz konsultacji z osobami posiadającymi odpowiednie uprawnienia.

Przeglądy okresowe budynków mogą przeprowadzać wyłącznie osoby posiadające uprawnienia budowlane odpowiedniej specjalności. W przypadku instalacji kominowych wymagana jest także kwalifikacja mistrza w rzemiośle kominiarskim. Kontrola stanu technicznego daje wtedy wiarygodny obraz kondycji nieruchomości i umożliwia wprowadzenie działań naprawczych.

Każdy przegląd kończy się sporządzeniem protokołu, który powinien zostać wpisany do książki obiektu budowlanego. Jest to zasadniczy dokument, w którym zapisuje się historię obiektu, wszystkie okresowe kontrole stanu technicznego oraz wdrażane zalecenia z poprzedniej kontroli.

1. Jakie budynki wymagają przeglądów półrocznych?
   Obowiązek ten dotyczy obiektów o powierzchni zabudowy powyżej 2000 m2 oraz budowli o powierzchni dachu powyżej 1000 m2.
   Terminy są sztywne: do 31 maja oraz do 30 listopada.
2. Co należy sprawdzać podczas corocznej kontroli?
   Przegląd roczny obejmuje elementy narażone na wpływy atmosferyczne (elewacje, dach, rynny), instalacje ochrony środowiska oraz pełną kontrolę instalacji gazowej i przewodów kominowych.
3. Jaki jest zakres przeglądu pięcioletniego?
   Oprócz ogólnego stanu technicznego i estetyki budynku, kluczowe jest badanie instalacji elektrycznej i piorunochronnej (pomiary oporności izolacji, uziemień oraz sprawności osprzętu).

4. Kiedy konieczna jest kontrola doraźna?
   Zarządca musi ją zlecić natychmiast po wystąpieniu zdarzeń ekstremalnych, takich jak silne wichury, intensywne opady, pożary, powodzie czy wstrząsy, aby potwierdzić bezpieczeństwo obiektu.

5. Jakie dokumenty są niezbędne po kontroli?
   Każdy przegląd musi zakończyć się wystawieniem protokołu, który należy niezwłocznie dołączyć do Książki Obiektu Budowlanego (KOB) wraz z dokonaniem odpowiedniego wpisu.