Checklista dla zarządców nieruchomości – przeglądy techniczne, dokumentacja,  pozostałe obowiązki

Pełnienie roli zarządcy nieruchomości to ogromna odpowiedzialność. Obejmuje codzienną troskę o bezpieczeństwo użytkowników, zgodność z prawem i zachowanie budynku w należytym stanie. Każdy właściciel lub zarządca budynku musi spełniać szereg wymogów, które nakłada na niego prawo budowlane. W praktyce oznacza to konieczność regularnych przeglądów technicznych, prowadzenia pełnej dokumentacji i realizacji wielu procedur.

Podstawą prawną dla poniższych obowiązków jest przede wszystkim art. 62 Ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane.

Przeglądy nieruchomości półroczne (do 31 maja i do 30 listopada)

Kogo dotyczy?

Właścicieli i zarządców budynków o powierzchni zabudowy przekraczającej 2000 m² oraz innych obiektów budowlanych o powierzchni dachu przekraczającej 1000 m².

Zakres kontroli:

[ ] Elementy budynku, budowli i instalacji narażone na szkodliwe wpływy atmosferyczne i niszczące działania czynników występujących podczas użytkowania obiektu.

[ ] Instalacje i urządzenia służące ochronie środowiska.

[ ] Instalacje gazowe oraz przewody kominowe (dymowe, spalinowe i wentylacyjne).

Przeglądy techniczne obiektów roczne (minimum 1 raz w roku)

Kogo dotyczy?

Wszystkie obiekty budowlane, z wyłączeniem domów jednorodzinnych, rekreacyjnych i zagrodowych.

Zakres kontroli:

[ ] Elementy budynku narażone na warunki atmosferyczne:

• [ ] Stan zewnętrznych warstw ścian (elewacja, tynki).
• [ ] Stan balustrad, attyk, rynien i rur spustowych.
• [ ] Stan pokrycia dachowego.

[ ] Instalacje służące ochronie środowiska:

• [ ] Urządzenia sanitarne (np. separatory tłuszczu, osadniki).
• [ ] Urządzenia filtrujące, jeśli występują.

[ ] Instalacje gazowe:

• [ ] Sprawdzenie szczelności instalacji.
• [ ] Sprawdzenie stanu technicznego przyłączy, zaworów, gazomierzy.

[ ] Przewody kominowe:

• [ ] Sprawdzenie drożności i szczelności przewodów dymowych.
• [ ] Sprawdzenie drożności i szczelności przewodów spalinowych.
• [ ] Sprawdzenie drożności i szczelności przewodów wentylacyjnych.

Przeglądy pięcioletnie (minimum 1 raz na 5 lat)

Kogo dotyczy?

Wszystkie obiekty budowlane (z wyłączeniami jak wyżej).

Zakres kontroli:

[ ] Stan techniczny i przydatność do użytkowania całego obiektu.

[ ] Estetyka obiektu i jego otoczenia.

[ ] Instalacja elektryczna i piorunochronna:

• [ ] Stan sprawności połączeń, osprzętu, zabezpieczeń i środków ochrony od porażeń.
• [ ] Rezystancja izolacji przewodów.
• [ ] Uziemienia instalacji i aparatów.
• [ ] Sprawność urządzeń odgromowych.

 Kontrole doraźne (w razie potrzeby)

Kiedy?

Zawsze w przypadku wystąpienia czynników zewnętrznych oddziałujących na obiekt, takich jak:

[ ] Wyładowania atmosferyczne, silne wiatry, intensywne opady.

[ ] Wstrząsy sejsmiczne, osuwiska ziemi.

[ ] Pożary, powodzie.

Cel: Potwierdzenie stanu technicznego obiektu i jego bezpieczeństwa po zdarzeniu.

Planowanie i przygotowanie do przeglądu obiektu budowlanego

[ ] Analiza Książki Obiektu Budowlanego (KOB) – Sprawdzenie terminów ostatnich przeglądów.

[ ] Budżetowanie – Uwzględnienie kosztów przeglądów w rocznym planie gospodarczym.

[ ] Wybór wykonawcy:

• [ ] Weryfikacja uprawnień budowlanych osoby kontrolującej (muszą być odpowiednie do specjalności).
• [ ] Sprawdzenie ubezpieczenia OC wykonawcy.
• [ ] Zebranie co najmniej 2-3 ofert.

[ ] Powiadomienie mieszkańców/użytkowników:

• [ ] Wywieszenie informacji na tablicy ogłoszeń lub wysłanie e-maili z odpowiednim wyprzedzeniem.
• [ ] Wskazanie terminów i zakresu kontroli (szczególnie ważne przy kontroli instalacji w lokalach).

Przeprowadzenie kontroli przez wykonawcę:

• [ ] Udostępnienie obiektu. Zapewnienie dostępu do wszystkich niezbędnych pomieszczeń (piwnice, strychy, dach, szachty instalacyjne).
• [ ] Asysta przy kontroli. Obecność zarządcy lub pracownika technicznego może usprawnić proces.
• [ ] Zapewnienie dostępu do lokali. Koordynacja z mieszkańcami w celu umożliwienia kontroli instalacji gazowej, wentylacji czy elektrycznej.

Dokumentacja pokontrolna

[ ] Odbiór protokołu:

• [ ] Upewnienie się, że protokół zawiera: datę kontroli, dane obiektu, zakres, imię i nazwisko osoby kontrolującej, numer jej uprawnień oraz jej podpis.
• [ ] Protokół musi jasno opisywać stan techniczny, wskazywać ewentualne usterki i zawierać zalecenia pokontrolne.

[ ] Książka Obiektu Budowlanego (KOB):

• [ ] Niezwłoczne dołączenie kopii protokołu do KOB.
• [ ] Dokonanie wpisu o odbytej kontroli.

[ ] Archiwizacja. Przechowywanie protokołów i KOB przez cały okres istnienia obiektu. Zaleca się prowadzenie również archiwum cyfrowego (skany).

[ ] Analiza zaleceń pokontrolnych:

• [ ] Kategoryzacja usterek: pilne (stwarzające zagrożenie), ważne (wpływające na komfort lub przyspieszające degradację) i zalecane.

[ ] Planowanie i realizacja napraw:

• [ ] W przypadku usterek pilnych – podjęcie działań natychmiastowych.
• [ ] Przygotowanie planu remontów i kosztorysu dla pozostałych zaleceń.
• [ ] Przedstawienie planu i kosztów właścicielowi/wspólnocie mieszkaniowej w celu uzyskania akceptacji.

[ ] Powiadomienie nadzoru budowlanego – Wysłanie kopii protokołu z kontroli przewodów kominowych i instalacji gazowych do właściwego urzędu (obowiązek ustawowy w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości).

[ ] Dokumentowanie wykonanych napraw – Wpisanie informacji o wykonanych remontach i usunięciu usterek do Książki Obiektu Budowlanego.

Konsekwencje braku przeglądów:

• Grzywna. Mandat od Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego (PINB).
• Nakaz kontroli. PINB może nakazać wykonanie zaległych przeglądów.
• Odpowiedzialność karna. W przypadku katastrofy budowlanej, zarządcy grozi odpowiedzialność karna za zaniedbania.
• Problemy z ubezpieczeniem. Ubezpieczyciel może odmówić wypłaty odszkodowania, jeśli szkoda wynikła z zaniedbania obowiązkowych kontroli.

Narzędzia cyfrowe – Korzystaj z oprogramowania do zarządzania nieruchomościami lub prostego kalendarza z przypomnieniami, aby nigdy nie przegapić terminu.

Komunikacja to podstawa. Jasne i regularne informowanie mieszkańców o planowanych pracach i wynikach kontroli buduje zaufanie i ułatwia współpracę.

Jeden wykonawca do kilku przeglądów. Jeśli to możliwe, zleć kilka przeglądów (np. kominiarski i gazowy) jednej firmie, co może obniżyć koszty i uprościć logistykę.

Oświadczenie: Niniejsza lista ma charakter informacyjny i pomocniczy. Nie stanowi porady prawnej. Wszelkie działania powinny być oparte na obowiązujących przepisach prawa oraz konsultacji z osobami posiadającymi odpowiednie uprawnienia.

Przeglądy okresowe budynków mogą przeprowadzać wyłącznie osoby posiadające uprawnienia budowlane odpowiedniej specjalności. W przypadku instalacji kominowych wymagana jest także kwalifikacja mistrza w rzemiośle kominiarskim. Kontrola stanu technicznego daje wtedy wiarygodny obraz kondycji nieruchomości i umożliwia wprowadzenie działań naprawczych.

Każdy przegląd kończy się sporządzeniem protokołu, który powinien zostać wpisany do książki obiektu budowlanego. Jest to zasadniczy dokument, w którym zapisuje się historię obiektu, wszystkie okresowe kontrole stanu technicznego oraz wdrażane zalecenia z poprzedniej kontroli.