Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego (cKOB) – nowa era cyfryzacji w budownictwie

Transformacja cyfrowa w budownictwie to proces, który od kilku lat zyskuje na znaczeniu. Jednym z kluczowych kroków w tym kierunku jest wprowadzenie Cyfrowej Książki Obiektu Budowlanego (CKOB). Wprowadzenie tego narzędzia przez Główny Urząd Nadzoru Budowlanego ma na celu zwiększenie efektywności i transparentności działań w zakresie utrzymania obiektów budowlanych, ułatwienie kontroli oraz usprawnienie komunikacji między właścicielami obiektów, zarządcami oraz organami nadzoru budowlanego. W niniejszym artykule przedstawiamy, czym jest Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego, jak działa oraz jakie korzyści niesie ze sobą jej implementacja.

Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego (CKOB) to narzędzie informatyczne umożliwiające rejestrację i śledzenie wszystkich działań związanych z utrzymaniem i kontrolą techniczną budynków. Jest to elektroniczny odpowiednik tradycyjnej książki obiektu budowlanego, który umożliwia zbieranie danych dotyczących przeglądów technicznych, ekspertyz, opinii, remontów, a także innych ważnych wydarzeń związanych z budynkiem. System CKOB jest dostępny dla użytkowników za pośrednictwem strony internetowej oraz aplikacji mobilnych, co znacząco ułatwia dostęp do danych i ich aktualizację.

Wprowadzenie systemu ma na celu eliminację konieczności prowadzenia dokumentacji w formie papierowej, co jest odpowiedzią na rosnącą potrzebę cyfryzacji procesów administracyjnych i technicznych w branży budowlanej. System CKOB został udostępniony od stycznia 2023 roku, a okres przejściowy dla wdrożenia go dla wszystkich obiektów budowlanych obowiązuje do końca grudnia 2026 roku.

System CKOB oferuje szereg funkcjonalności, które mają na celu ułatwienie zarządzania dokumentacją techniczną budynku oraz zapewnienie zgodności z obowiązującymi przepisami prawa budowlanego. Do podstawowych funkcji systemu należą:

• Rejestracja i zarządzanie obiektami – Każdy właściciel lub zarządca obiektu budowlanego może założyć cyfrową książkę dla swojego budynku. System umożliwia wprowadzenie szczegółowych informacji na temat obiektu, takich jak jego lokalizacja, typ budynku, funkcja, wyposażenie oraz inne dane charakterystyczne.
• Automatyczne powiadomienia – System generuje powiadomienia o zbliżających się przeglądach technicznych, kontrolach oraz innych wydarzeniach związanych z utrzymaniem obiektu. Powiadomienia te są przesyłane zarówno w formie wiadomości e-mail, jak i komunikatów wewnątrz systemu, co ułatwia właścicielom i zarządcom śledzenie bieżących obowiązków.
• Dokonywanie wpisów przez osoby upoważnione – Osoby przeprowadzające kontrole techniczne, takie jak inspektorzy budowlani, elektryczni, kominiarze itp., mają możliwość bezpośredniego wprowadzania wyników swoich kontroli do systemu. Każdy wpis jest oznaczony imieniem i nazwiskiem osoby dokonującej wpisu oraz datą jego utworzenia, co zapewnia pełną transparentność działań.
• Zarządzanie dostępem do książki obiektu – CKOB umożliwia właścicielom i zarządcom nadawanie dostępu do książki innym osobom, np. inspektorom, organom nadzoru budowlanego, straży pożarnej czy osobom odpowiedzialnym za utrzymanie obiektu. Dzięki temu osoby te mogą na bieżąco monitorować stan techniczny obiektu oraz przeprowadzać kontrole zgodnie z przepisami prawa budowlanego.
• Możliwość archiwizacji oraz zamknięcia książki – W przypadku zakończenia użytkowania budynku, jego rozbiórki lub innych okoliczności powodujących zamknięcie książki obiektu, CKOB umożliwia zamknięcie książki w sposób zgodny z przepisami. Właściciele i zarządcy mają również możliwość archiwizowania książek, co pozwala na ich przeglądanie nawet po zamknięciu.

Wprowadzenie Cyfrowej Książki Obiektu Budowlanego jest regulowane przez Prawo budowlane oraz odpowiednie rozporządzenia. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, CKOB nie jest obowiązkowa dla wszystkich obiektów budowlanych. Wyjątek stanowią obiekty usytuowane na terenach zamkniętych, dla których prowadzenie książki nadal odbywa się w formie papierowej.

Obowiązek prowadzenia CKOB dotyczy nowych obiektów oddanych do użytkowania po 1 stycznia 2023 roku. Dla budynków, które były użytkowane przed tym terminem, właściciele i zarządcy mają czas do końca 2026 roku na przejście na wersję cyfrową książki. Od początku 2027 roku każda książka obiektu budowlanego musi być prowadzona wyłącznie w formie cyfrowej.

Warto zaznaczyć, że organy nadzoru budowlanego, straż pożarna oraz inne służby uprawnione do kontroli technicznej budynków również mają dostęp do systemu CKOB. Dostęp ten umożliwia im sprawne monitorowanie stanu technicznego budynków oraz weryfikację, czy właściciele i zarządcy przestrzegają obowiązujących przepisów.

Implementacja CKOB przynosi szereg korzyści zarówno dla właścicieli i zarządców budynków, jak i dla organów nadzoru budowlanego oraz użytkowników budynków. Do najważniejszych zalet wprowadzenia systemu można zaliczyć:

• Ułatwienie dostępu do informacji – System umożliwia szybki i wygodny dostęp do danych dotyczących stanu technicznego budynku, co pozwala na bieżąco monitorować obowiązki wynikające z przepisów prawa budowlanego.
• Transparentność i bezpieczeństwo – Dzięki możliwości wprowadzania wpisów bezpośrednio przez osoby upoważnione, system zapewnia pełną transparentność działań związanych z kontrolami technicznymi. Każdy wpis jest oznaczony imieniem i nazwiskiem osoby dokonującej go, co eliminuje ryzyko fałszowania dokumentacji.
• Oszczędność czasu i kosztów – CKOB eliminuje konieczność fizycznych wizyt w urzędach oraz przesyłania papierowej dokumentacji, co przyczynia się do redukcji kosztów administracyjnych oraz oszczędności czasu.
• Zwiększenie bezpieczeństwa budynków – System pozwala na bieżąco śledzić stan techniczny budynków oraz planować prace konserwacyjne, co minimalizuje ryzyko wystąpienia awarii oraz pogorszenia stanu technicznego budynków.

Każdy obiekt budowlany, zgodnie z obowiązującymi przepisami, wymaga dokumentowania określonych prac i czynności w książce obiektu budowlanego. Do c-KOB powinny być dodawane informacje dotyczące:

1. Przeglądów technicznych (rocznych, półrocznych, pięcioletnich, przeglądów specjalistycznych).
2. Przeglądów kominiarskich.
3. Przeglądów instalacji elektrycznych.
4. Przeglądów instalacji gazowych.
5. Przeglądów wentylacyjnych.
6. Konserwacji systemów ochrony przeciwpożarowej.
7. Modernizacji i remontów obiektu.
8. Awarii i ich usunięcia.
9. Wyników ekspertyz technicznych.
10. Zaleceń pokontrolnych oraz działań naprawczych.

1. Właściciel lub zarządca obiektu budowlanego – to na nich spoczywa główna odpowiedzialność za prowadzenie książki obiektu. Muszą oni zapewnić, że wszystkie wymagane wpisy są aktualne, a dane w systemie są zgodne z rzeczywistością.
2. Osoba upoważniona do prowadzenia książki – właściciel lub zarządca mogą powierzyć prowadzenie książki wyznaczonej osobie. Musi to jednak być osoba posiadająca odpowiednie kwalifikacje oraz uprawnienia do prowadzenia książki obiektu budowlanego. Osoba ta jest odpowiedzialna za dokonywanie wpisów, ich korektę oraz za aktualizację danych.
3. Organy nadzoru budowlanego – mają dostęp do książki obiektu budowlanego, ale nie odpowiadają bezpośrednio za jej prowadzenie. Ich rola polega na nadzorze i kontroli zgodności wpisów z przepisami prawa budowlanego.

Firma Prospection świadczy usługę zarządzania i prowadzenia Cyfrowych Książek Obiektów Budowlanych. Jeśli szukasz kogoś kto zweryfikuje dotychczasowe wpisy w książce, pomoże z założenie cKOB i będzie na bieżąco ją prowadził, to skontaktuj się z nami.

Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego to krok w stronę cyfryzacji branży budowlanej, który z pewnością przyniesie liczne korzyści dla wszystkich uczestników procesu inwestycyjno-budowlanego. Wprowadzenie tego narzędzia nie tylko ułatwia prowadzenie dokumentacji technicznej budynków, ale także podnosi poziom bezpieczeństwa i transparentności w zakresie utrzymania obiektów budowlanych. Warto już teraz zapoznać się z systemem CKOB i skorzystać z okresu przejściowego na wdrożenie go w swojej działalności, aby w pełni wykorzystać możliwości, jakie daje cyfrowa książka obiektu budowlanego. Więcej informacji znajdziesz na stronie Głównego Urzędu Nadzoru Budowlanego https://c-kob.gunb.gov.pl/